6 wskazówek jak motywować pracowników zdalnych

Skala pracy zdalnej
Dotychczas praca zdalna w Polsce była traktowana jako jeden z benefitów. Stosunkowo niewielu pracowników w Polsce miało możliwość skorzystania z tej formy pracy. Jak wynika z badań dotyczących wpływu pandemii COVID-19 na pracę zdalną (Dolot A., 2020), przed pojawieniem się koronawirusa w Polsce tylko niecałe 2% wykonywało swoje obowiązki zawodowe w 100% zdalnie (tj. 5 dni w tygodniu), a 77,3% robiło to sporadycznie (pojedyncze dni w miesiącu) albo wcale. Z kolei podczas pandemii COVID-19 odsetek osób pracujących całkowicie zdalnie wzrósł do 85,6%.


W kontekście powyższych danych warto odróżnić dwie grupy firm, które zupełnie inaczej podchodzą do tzw. home office. Pierwsza z nich obejmuje tych pracodawców, którzy od dawna oferują swoim pracownikom pracę zdalną i jest to dla nich normą. Wśród nich znajdują się zarówno te firmy, które zatrudniają pracowników w 100% zdalnie, jak również ci, którzy dają taką możliwość sporadycznie np. kilka dni w miesiącu.
Druga grupa natomiast to te przedsiębiorstwa, które nie miały właściwie styczności z pracą zdalną, a zaistniała sytuacja wymusiła zmiany w tym zakresie. W artykule skupimy się szczególnie na tej ostatniej grupie, bo to ona ma najwięcej obaw i problemów w związku z przejściem na taki model pracy.

Wpływ pracy zdalnej na motywację pracowników
Z badań przeprowadzonych przez Instytut Gallupa (Hickman A., Robinson J., 2020) wynika, że praca zdalna może mieć pozytywnych wpływ na zaangażowanie pracowników, a co za tym idzie ich motywację, ale tylko przy jej odpowiedniej proporcji w stosunku do całego etatu. Okazuje się, że optymalnym rozwiązaniem jest pozwolenie na pracę z domu w wymiarze wynoszącym 60-80% czasu pracy (3-4 dni w tygodniu). Wśród takich osób aż 41% angażuje się w pracę. Dla porównania pracownicy, którzy przebywają na tzw. home office od 80-100% odsetek zaangażowanych wynosi tylko 32%. Co ciekawe, wykonywanie obowiązków zawodowych całkowicie zdalnie oraz praca w 100% z biura oddziałuje niemal identycznie na zaangażowanie pracowników.



Praca zdalna pozwala na lepszą koncentrację na zadaniach dzięki możliwości pracy w ciszy i spokoju. To z kolei zwiększa motywację i sprawia, że pracownik jest bardziej wydajny i produktywny.

Jak wynika z powyższych badań, tzw. home office może mieć pozytywny wpływ na motywację pracowników. Stanie się tak jedynie wtedy, gdy firma nie będzie traktowała go jedynie jako przymus i odpowiednio się do niego przygotuje. Poniżej prezentujemy wskazówki dla menedżerów, którzy nie mieli dotąd styczności z pracą zdalną, a chcą odpowiednio motywować pracowników.


Jak podołać wyzwaniom związanym z pracą zdalną? - czyli działania służące utrzymywaniu motywacji pracowników
Każdy menedżer, który chce zwiększyć motywację osób pracujących z domu, musi mieć świadomość związanych z nią wyzwań. Oczywiście w zależności od sytuacji przeszkody te będą zupełnie inne. Zobaczmy jakim wyzwaniom muszą stawić czoła menedżerowie i jak mogą sobie z nimi poradzić.

1. Zapewnienie odpowiednich warunków pracy
Firmy, które do tej pory nie korzystały z tzw. home office, mogą się skarżyć na problemy natury technicznej. Wśród nich można wymienić brak odpowiednich narzędzi czy programów do pracy w domu oraz utrudniony dostęp do dysków sieciowych, a co za tym idzie dostęp do potrzebnych do wykonywania obowiązków zawodowych dokumentów. Pracodawcy powinni więc zapewnić niezbędny do pracy sprzęt (np. komputer, telefon służbowy), a także pomóc w jego podłączeniu i instalacji programów czy przyznaniu koniecznych dostępów.

2. Utrzymanie właściwej komunikacji
Praca z dala od biura wiąże się z brakiem bezpośredniego kontaktu z przełożonymi i współpracownikami, co powoduje utrudniony dostęp do informacji. Kluczowa jest więc regularna komunikacja. W tym celu warto organizować regularne zespołowe spotkania on-line, podczas których omawiane będą bieżące projekty, a także planowane zadania (ang. check-ins). Ważne jest również ustalenie względnie stałych godzin pracy dla wszystkich pracowników. Dzięki temu każdy będzie wiedział, w jakich godzinach może komunikować się z członkami swojego zespołu, w tym przede wszystkim z przełożonymi.

3. Tworzenie odpowiedniej kultury organizacyjnej
Przejście na zdalny model pracy nie oznacza, że pracownicy przestali być częścią organizacji. Menedżerowie nadal powinni akcentować kluczowe zasady i wartości firmy, a także sprawiać, żeby zatrudnieni w niej pracownicy czuli się z nią nadal związani i zżyci. W tym kontekście bardzo ważne jest ułatwienie kontaktów między współpracownikami, zarówno tych zawodowych, jak i prywatnych. Poza telefonem służbowym i e-mailami warto skorzystać z różnego rodzaju komunikatorów internetowych takich jak np. Zoom, Microsoft Teams czy Slack. Aby pracownicy nadal czuli się częścią zespołu, menedżerowie powinni zachęcać ich do współpracy poprzez zlecanie zadań, które muszą być realizowane wspólnie. Co więcej, warto choćby na chwilę pozwolić pracownikom na rozmowy niezwiązane z pracą na przykład przez kilka minut na początku codziennych spotkań zespołowych on-line. Dobrym rozwiązaniem może być również organizowanie wspólnych lunchy przy biurku. Na pozór może się wydawać, że spowoduje to spadek efektywności, ale na dłuższą metę przyczyni się do budowania trwałej motywacji i zaangażowania.

Pracownik będzie bardziej zaangażowany w życie firmy, jeśli pracodawca będzie go na bieżąco informował o sytuacji w firmie, szczególnie o kondycji finansowej oraz planowanych zmianach. Warto postawić na otwartość i transparentność.

4. Śledzenie postępów pracowników
Monitorowanie działań i wyników staje się utrudnione, jeśli pracownicy nie są fizycznie obecni w biurze. Pracodawcy powinni więc wprowadzić jasne zasady pracy i na bieżąco przedstawiać swoje oczekiwania. Chodzi o to, żeby każdy wiedział: jaką pracę należy wykonać, z czego będzie rozliczany i na czym dokładnie powinien się skupić. Warto zastanowić się nad wprowadzeniem narzędzi do zarządzania projektami np. pliku Excel z odpowiednio rozpisanymi zadaniami. Wprowadzenie takiego rozwiązania znacznie ułatwi pracę i wyeliminuje konieczność nieustannego śledzenia postępów pracowników. Na koniec potrzebne jest zaufanie do pracowników, bez którego praca zdalna nie będzie miała sensu.

5. Zapewnienie wsparcia przełożonych i współpracowników
Przebywanie na tzw. home office wymaga szczególnego wsparcia. Chodzi nie tylko o merytoryczną pomoc ze strony przełożonych, ale również otwartość na problemy pracownika. Pracodawca powinien dać zatrudnionym możliwość podzielenia się spostrzeżeniami i obawami, żeby czuli się wysłuchani i potrzebni. Nie można również zapominać o chwaleniu pracowników i przekazywaniu wyrazów uznania.

6. Właściwe podejście do pracownika
W biurze łatwiej jest stworzyć uniwersalne zasady pracy, które będą dostosowane do większości pracowników. Niestety w przypadku pracowników zdalnych, jest to znacznie trudniejsze. Przy przejściu na pracę zdalną niezwykle istotne jest indywidualne podejście do każdego zatrudnionego. Aby pracownicy czuli się naprawdę zmotywowani w takiej sytuacji, menedżerowie powinni być bardziej elastyczni i dostosować czas oraz formę pracy do indywidualnych potrzeb. Dobrym rozwiązaniem może być np. umożliwienie pracy w różnych godzinach czy odpracowania nieobecności pracownika. Może to pomóc szczególnie tym osobom, które muszą dzielić obowiązki zawodowe z opieką nad dziećmi.

Jak widać praca zdalna może być dla niektórych pracodawców dużym wyzwaniem. Na szczęście przykład większości pracodawców, którzy stosują tzw. home office od dawna, pokazuje, że ten model pracy bardzo dobrze się sprawdza (zwłaszcza w przypadku programistów czy osób wykonujących pracę twórczą). Pracownicy nie będą jednak czuli się zmotywowani, jeśli praca zdalna będzie traktowana jako przymus. Warunkiem sukcesu jest świadoma i przemyślana decyzja o wprowadzeniu takiego modelu pracy i odpowiednie przygotowanie.