Pracując z ludźmi od wielu lat, zaobserwowałem że chwalenie osób, z którymi współpracujemy wcale nie jest zjawiskiem częstym. Łatwiej przychodzi nam powiedzenie komuś co zrobił nie tak, niezgodnie z przyjętymi procedurami, niż chociażby stwierdzenie, że dobrze i terminowo wykonał swoją pracę i że przyniosła ona zysk firmie. Miejsce pochwały często zajmuje niekonstruktywna krytyka, która niczego dobrego nie wnosi do organizacji, zespołu, czy do sfery psychicznej pracownika. A przecież chwalenie jest czymś miłym, motywującym do dalszego działania. Właśnie dlatego, by wyeksponować i nadać właściwą wartość sytuacjom, w których pracownicy pomagali sobie nawzajem, czy też bezinteresownie pomagali osobom spoza organizacji, postanowiłem stworzyć w firmie system pochwał pracowniczych.
Początkowa faza projektu wiązała się z wyborem najlepszej, a zarazem najprostszej formy dla systemu pochwał. Uznałem, że tylko łatwy i czytelny model wzbudzi zainteresowanie i chęć pochwalenia przez pracowników innych współpracowników. Testowałem kilka gotowych narzędzi, rozważałem też stworzenie własnego - z pomocą programistów. Pierwsze nie były na tyle interesujące, bym zdecydował się na wybór jednego z nich, natomiast napisanie kodu, który byłby silnikiem narzędzia, okazało się zbyt czasochłonne. Pomyślałem wtedy, że najlepsze będzie stworzenie prostego formularza, za pomocą którego każdy pracownik będzie mógł przesłać swoją pochwałę. Z użyciem gotowego narzędzia zbudowałem formularz - na wzór ankiety. Pokazałem go kolegom i koleżankom z zespołu - opinie były pozytywne. Przeszedłem do wdrożenia.
System pochwał pracowniczych postanowiłem umieścić na wewnętrznej stronie informacyjnej dla pracowników, na której znaleźć można wszystkie niezbędne informacje dotyczące życia firmy, przydatne linki, czy dokumenty. W sekcji poświęconej systemowi zamieściłem krótki opis projektu, formularz do zgłaszania pochwał oraz aktualizowany na bieżąco ranking chwalonych.
Wspomniany formularz został uproszczony do minimum. Każdy zgłaszający pochwałę powinien podać:
- imię i nazwisko - swoje oraz osoby, którą chce pochwalić,
- krótki opis zasługi,
- liczbę złotych gwiazd, jaką chce przyznać za daną zasługę (od 1 do 5).
To właśnie liczba zgromadzonych gwiazd (punktów) decyduje o miejscu w rankingu chwalonych.
Jak to zwykle bywa - początki nie były łatwe. Pierwsza faza projektu wiązała się z koniecznością wewnętrznej reklamy systemu pochwał, którą zajął się dział HR. Jak zachęcaliśmy do zaangażowania się w akcję? Słowem mówionym i pisanym. Pierwsza wiadomość, którą wysłałem w formie wiadomości e-mail do wszystkich pracowników brzmiała tak:
Twój kolega, koleżanka, lider, członek zarządu, zrobił/a coś za co zasłużył/a na pochwałę? Podziel się z nami tą informacją. Wejdź na naszą wewnętrzną stronę. Przycisk ‘Kliknij by pochwalić pracownika’, przekieruje Cię do krótkiego formularza, który wypełnij proszę dokładnie z zawartymi tam instrukcjami. Przyznane przez Ciebie pochwały oraz gwiazdy zostaną umieszczone w rankingu na stronie. Na koniec roku 3 pierwsze osoby w rankingu otrzymają od nas niespodzianki.
Dodatkowo, na tablicach informacyjnych w pomieszczeniach socjalnych postanowiłem zamieścić plakaty promujące nowy system.
Ku memu zdziwieniu, pochwały zaczęły spływać dość szybko. W ciągu kilku pierwszych dni, było ich aż 15. Pomimo tego, że liczba ta stale rosła, konieczne było regularne przypominanie o systemie oraz o tym dlaczego warto chwalić innych, ponieważ w codziennym natłoku pracy łatwo o tym zapomnieć.
Skonstruowany przeze mnie system pochwał pracowniczych nie ma ograniczeń, jeśli chodzi o to kto chwali. Pochwały mogą przyznawać zarówno kierownicy, jak i członkowie działów, zespołów. Chwalić może również Zarząd. To bardzo ważne, aby przykład szedł z góry. Taki był zamysł projektu – by chwalił każdy. Kogo zatem należy chwalić? Również każdego – bez znaczenia, czy pracownik stoi na linii produkcyjnej, jest brygadzistą, kierownikiem czy członkiem zarządu. Działa to tak samo, jak w przypadku przyznających pochwały.
System pochwał jest moderowany tzn. że pochwały nie są zamieszczane automatycznie na stronie. Najpierw są weryfikowane, a następnie wyświetlane w rankingu. Moderacja jest po to, by wyeliminować chociażby brakującą interpunkcję i niestosowne zapisy, jeśli takowe by się pojawiły.
Pochwały w systemie mogą być naprawdę różne. Najczęściej dotyczą sfery zawodowej:
- za pozytywne rozwiązanie trudnej sytuacji z klientem,
- za rzetelne zastępstwo podczas nieobecności urlopowej,
- za zaangażowanie w akcje charytatywne,
- za inspirujące szkolenie,
- za bezstresowy proces rekrutacyjny,
- za codzienną pomoc przy pracy.
Jak wspomniałem wcześniej każda pochwała otrzymuje określoną liczbę gwiazd. To sam chwalący uznaje jaki priorytet przyzna chwalonemu za jego zasługę.
Gdy opowiadam o prezentowanym tu systemie, często pojawia się pytanie:
„Jakie niespodzianki przewidział Pan dla pracowników, którzy zdobędą najwięcej pochwał?” Zawsze odpowiadam z uśmiechem:
„Przecież to są niespodzianki, zatem w tej chwili nie mogę powiedzieć, bo niespodzianki już nie będzie”. Podkreślam, natomiast, że lubię widzieć radość pracownika i że na pewno będą zadowoleni. I faktycznie pracownicy, którzy otrzymali upominki po pierwszym roku funkcjonowania systemu, byli z nich bardzo zadowoleni.
Jak chwalić pracowników i dlaczego to takie ważne? Zadano mi to pytanie podczas jednego z wystąpień na konferencji. Uważam, że chwalenie pracowników powinno być nawykiem wykształconym u każdego. Chwalenie, nawet za drobne rzeczy, daje osobie chwalonej poczucie satysfakcji z dobrze wykonanego zadania, nakręca do dalszych działań i nawet jeśli ktoś nie daje poznać po sobie, to w środku czuje radość, zadowolenie.
Nie należy bać się chwalenia. Ono z pewnością nie zaszkodzi naszej pozycji, a świadczyć może o dojrzałości. Natomiast w przypadku kierownika, jest jednym z elementów mających wpływ na budowanie autorytetu w zespole. Motywacja pracownika chwalonego jest zdecydowanie wyższa niż pracownika, który nie słyszy pochwał. Docenienie, szczególnie takie, o którym wie nie tylko sam pracownik, lecz także szersze grono, bardzo mocno wpływa na jego zaangażowanie. Ma również zdecydowany wpływ na pracę, atmosferę w firmie i zespole. Zadowoleni pracownicy, to zaangażowani pracownicy. Taki właśnie jest też cel systemu pochwał – pokazanie i docenienie zaangażowania pracowników.
Jeszcze przed uruchomieniem systemu pojawiały się pytania:
„Czy i jakie ryzyka związane z tym systemem przewiduję? Czy chwalenie pracowników na pewno ich zmotywuje, czy może wywoła eskalację oczekiwań, roszczeń?” W fazie tworzenia nie chciałem prognozować ryzyk. Założyłem, że wdrażam kolejny projekt, który będzie pro pracowniczy. Oczywiście miałem świadomość, że początkowo pracownicy nie będą chcieli chwalić innych, ale już w gestii mojej i mojego zespołu leżała cykliczna promocja systemu pochwał wśród pracowników.
Po roku funkcjonowania systemu pracownicy coraz częściej zaczęli dostrzegać sytuacje zasługujące na pochwałę. Wprowadzenie systemu miało tylko pozytywne skutki, takie jak:
- zwiększona motywacja do dalszego działania, polegającego na wzajemnej pomocy na linii pracownik-pracownik, przełożony-pracownik, czy organizacja-beneficjenci,
- częstsze docenianie współpracowników za dobrze wykonane zadania,
- bardziej pozytywna atmosfera w pracy,
- wzrost zaangażowania pracowników w wykonywane zadania,
- poprawa komunikacji wewnątrz zespołów i na poziomie globalnym,
- istotny wpływ na budowanie kultury organizacyjnej opartej na relacjach.
Podsumowując dodam, że wzmacnianie pozytywne w postaci pochwały ma bardzo duże znaczenie dla wszystkich. Każdego, kto boi się chwalić, zachęcam do spróbowania – zaobserwujesz znaczne zmiany w Twoim zespole. Polecam, bo chwalenie to dobra rzecz.
O autorze:
Artur Dzięgielewski, kierując się mottem „Nie tylko nie pal za sobą mostów, ale przede wszystkim je buduj”, dzięki ogromnemu zaangażowaniu i pasji do pracy, buduje mosty swojej kariery już od ponad 20 lat. W tym czasie zdobywał doświadczenie w branżach HR, TSL, finansowej, w sprzedaży i obsłudze klienta. Łączy zdobytą podczas edukacji, kształcenia i doskonalenia swoich umiejętności wiedzę teoretyczną z wiedzą praktyczną, którą uzyskał pracując w firmach o zróżnicowanych profilach działalności. Jest ekspertem w dziedzinie HR. Obecnie kontynuuje karierę zawodową na stanowisku HR Managera w firmie SmartLunch.
