Jak przeprowadzić analizę pracy i napisać opis stanowiska?

Praca z opisami stanowisk jest pracą u podstaw całego systemu wynagradzania i zarządzania zasobami ludzkimi. To do opisów stanowisk powinno się sięgać w pierwszej kolejności podczas wartościowania pracy. Są również nieocenionym wsparciem w trakcie benchmarków wynagrodzeń. Na podstawie opisów dużo łatwiej jest nam dokonać poprawnego mapowania stanowisk (tj. dopasowania stanowisk organizacji do stanowisk z raportu płacowego). Ponadto opisy stanowisk mogą być podstawą do wyznaczenia obiektywnych kryteriów oceny pracowniczej.

Opracowanie funkcjonalnego opisu stanowiska jest procesem wymagający zaangażowania różnych grup pracowników oraz niemałych nakładów pracy. Przed stworzeniem dokumentu od zera warto zainwestować czas w porządne przeprowadzenie analizy pracy. W dalszej części artykułu zostaną opisane wskazówki dotyczące tworzenia opisu stanowiska.

Zaplanuj

Stworzenie obrazu firmy jako całości ułatwi nam planowanie i podejmowanie decyzji spójnych z jej celami. W trakcie planowania pracy nad opisami powinniśmy zastanowić się, czego oczekujemy od pracowników oraz jakie wartości i zachowania chcemy promować przez wynagrodzenia. Na tym etapie warto również ustalić wstępne założenia polityki wynagrodzeń.

Przygotuj

W trakcie przygotowań powinniśmy zidentyfikować jakich stanowisk będzie dotyczył proces oraz czy wszystkie stanowiska występujące w firmie mają rację bytu. W dużych organizacjach stworzenie opisów dla wszystkich stanowisk w tym samym czasie może być niemal niemożliwe. Dlatego pracę warto podzielić na etapy np. opracowywanie opisów działami lub kolejno dla określonych rodzin czy grup stanowisk. Przygotowując się do procesu, należy również zorganizować i przeszkolić osoby, które będą w nim uczestniczyć. Zespół zajmujący się analizą pracy powinien mieć świadomość celu, być bezstronny, empatyczny oraz sprawiedliwy. Bardzo ważna u analityków pracy jest umiejętność rozpoznawania istotnych informacji. Ponieważ przewartościowanie stanowisk w trakcie analizy obowiązków może odbić się w przyszłości na spójności i sprawiedliwości wynagrodzeń. Takie zespoły tworzą zazwyczaj osoby z HR, C&B, główni managerowie, firmy lub zewnętrzni specjaliści.

Zrealizuj

Kolejnym krokiem do realizacji zadania jest analiza pracy, czyli proces badania i zbierania danych służących do zidentyfikowania celów i zdań na stanowisku. Analiza powinna odpowiadać na pytanie, dlaczego dane stanowisko istnieje, określać wiedzę, umiejętności i środowisko niezbędne do wykonywania pracy. Poza tworzeniem czy aktualizacją opisów stanowisk może być również wykorzystywana do optymalizacji pracy na stanowisku, wyznaczania wskaźników premiowania oraz kryteriów oceny pracy. Proces ten jest czasochłonny, jednak dobrze przeprowadzony zaoszczędzi nam wiele wysiłku w przyszłości. Z pewnością znacznie ułatwi wartościowanie pracy oraz budowanie struktury wynagrodzeń.

Niektóre metody wykorzystywane do analizy pracy:

• Kwestionariusze – odpowiednio sformułowane dostarczają wystandaryzowanych informacji od wielu pracowników w stosunkowo krótkim czasie. Dużym ułatwieniem dla zespołu zajmującego się analizą pracy może być stworzenie kwestionariusza przypominającego szablon opisu stanowiska. Dzięki czemu otrzymamy od pracowników gotowe opisy do skonsolidowania. Przygotowując kwestionariusz, należy pamiętać, żeby zawierał pytania, w których zidentyfikujemy: co robi pracownik, jak to robi, dlaczego to robi oraz jakich umiejętności potrzebuje do wykonywania pracy na danym stanowisku.
  


• Obserwacja pracy – dobrym uzupełnieniem dla kwestionariuszy jest towarzyszenie pracownikom podczas codziennych obowiązków. Pracownicy mogą poczuć się zagrożeni lub oceniani podczas pracy. Dlatego należy odpowiednio zakomunikować im cel obserwacji. Metoda ta poza aktualizacją/tworzeniem opisów stanowisk może być również wykorzystywana do optymalizacji pracy. Obserwując pracowników o różnym poziomie wydajności, można wyłapać różnice w ich postępowaniu. Na podstawie zachowań wysokoefektywnych pracowników można zasugerować zmiany w standardach pracy lub całkowicie nowe procedury. Jednak wykorzystanie tej metody zaleca się dla stanowisk, na których wykonuje się proste i powtarzalne czynności. U pracowników wykonujących złożone zadania ciężko jest zaobserwować całe cykle oraz efekty pracy. Innym rodzajem obserwacji pracy, niewymagającym zaangażowania obserwatora, jest samodzielne prowadzenie notatek/dzienników przez pracowników.
  


• Wywiady z pracownikami – wystandaryzowany wywiad jest często wykorzystywany do zbierania informacji o stanowisku. Lepiej niż obserwacja pracy sprawdza się dla stanowisk specjalistycznych, na których praca jest złożona. Zadający pytania powiązane z pracą można zidentyfikować, dlaczego dane stanowisko istnieje. Należy jednak zachować ostrożność. Rozmawiając z pracownikami, zespół analizy pracy może nadać zbyt duże znaczenie obowiązkom pracownika. Dlatego istotne jest, aby wywiady przeprowadzać również z przełożonymi posiadającymi szersze spojrzenie na proces
  


• Zewnętrzne bazy opisów pracy – wewnętrzne analizy niemal zawsze będą obarczone subiektywną oceną. Zdarza się, że błędne wnioski z analizy pracy prowadzą do powstania opisu pracownika a stanowiska. Dlatego warto sięgać do obiektywnych źródeł zewnętrznych. Doskonałym przykładem takiego źródła jest strona O*Net Online (The Occupational Information Network). Jest to stale aktualizowana, bezpłatna baza danych rozwijana pod patronatem Departamentu Pracy USA (U.S. Department of Labor - USDOL) oraz Administracji Zatrudnienia i Szkoleń (Employment and Training Administration – ETA). Narzędzie to jest ukierunkowane na wyszukiwanie zawodów oraz analizę pracy. Opisy zadań wymaganych na stanowiskach pracy w bazie O*Net są ustawione w kolejność od najistotniejszych. Zestawienie z nimi informacji zebranych wewnątrz firmy pozwala m.in. na formułowanie kryteriów obiektywnej oceny pracy oraz ustalania płacy zmiennej.
  
  Polskim źródłem może być Wortal Publicznych Służb Zatrudnienia. Jest to serwis informacyjny, w którym Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej oraz powiatowe i wojewódzkie urzędy pracy publikują informacje adresowane dla osób bezrobotnych i poszukujących pracy oraz pracodawców. Przydatnymi narzędziami na wortalu PSZ są Wyszukiwarka opisów zawodów oraz INFOdoradca+ Informacje o zawodach.

Wybór metody zależy od specyfiki firmy i stanowisk, które mają zostać przeanalizowane. Warto stosować kombinację kilku rozwiązań oraz zadbać o to, aby zbierane dane były usystematyzowane. Takie podejście ułatwi późniejszą pracę z opisami pracy.

Udokumentuj

Będąc w posiadaniu danych z analizy pracy, można przystąpić do kumulowania ich w opisy stanowisk. Źródła takie jak archiwalne dokumenty, ogłoszenia o pracę oraz raporty płacowe, z których firma korzysta, również mogą okazać się przydatne. Z raportów płacowych można zapożyczyć nomenklaturę, podział na poziomy stanowisk oraz jeśli są wystarczająco rozbudowane (np. tak jak w Sedlak & Sedlak) części gotowych opisów.
Ważnym elementem opisu jest nazwa stanowiska, która powinna być zrozumiała dla ogółu społeczeństwa. Najlepiej skorzystać z powszechnie używanych sformułowań opierając się np. o ogłoszenia o pracę. Pozwoli to na szybkie skojarzenie obowiązków i funkcji na danym stanowisku. Taki zabieg ułatwi wyszukiwanie ogłoszeń potencjalnym pracownikom. Kolejnymi istotnymi informacjami są rodzina stanowisk i kategoria zaszeregowania. Dzięki dopisaniu rodziny stanowisk, planowanie ścieżek kariery oraz zmian wynagrodzenia, może okazać się znacznie efektywniejsze. Dla zachowania porządku w strukturach organizacyjnych, po przeprowadzeniu wartościowania pracy warto zamieścić w opisie kategorię zaszeregowania.

Przed przystąpieniem do pisania podsumowania i celu istnienia stanowiska warto wypisać kluczowe funkcje na stanowisku. Są to najważniejsze obowiązki niezbędne do spełnienia założeń istnienia stanowiska. Lista powinna się składać z 6-8 obowiązków, dobrze jest ustawić je w kolejności od najważniejszych lub według częstotliwości wykonywania. Nie należy umieszczać tu czynności, które są wykonywanie incydentalnie lub mają niewielkie znaczenie. Formułując zadania, warto skupić się na oczekiwanych wynikach. W tej części możemy również zawrzeć obiektywne kryteria oceny pracy. Poniżej przykład opracowany na podstawie INFOdoradca+ Informacje o zawodach oraz książki Konrada Kulikowskiego „Zarządzanie efektywnością wynagrodzeń”. Książka dostępna jest w sklepie strony wynagrodzenia.pl.

Dzięki zastosowaniu powyższego rozwiązania ograniczymy subiektywizm oceny pracy. Kierownik korzystający z opisu zawierającego kryteria oceny nie będzie sugerować się sympatią do pracownika lub jego ostatnimi dokonaniami. Ocena z pewnością będzie bardziej obiektywna.

Po zapisaniu obowiązków można przystąpić do opracowywania części zawierającej podsumowanie stanowiska i/lub cel stanowiska. W większości dokumentów tego typu sekcja ta jest zamieszczana nad zadaniami. Osoba zapoznająca się z tą częścią powinna rozumieć, jaki jest zakres odpowiedzialności na opisanym stanowisku. Powinien to być krótki 3-4 zdaniowy opis zwięźle podsumowujący, dlaczego dane stanowisko istnieje.
Kolejnym krokiem będzie opisanie wymaganych kwalifikacji, wiedzy umiejętności, zdolności, wykształcenia i doświadczenia. Warto zwrócić uwagę na to, aby te sekcje zawierały tylko niezbędne minimum, jakiego wymagamy na danym stanowisku. Należy tutaj zachować szczególną czujność, aby nie pomylić cech i kwalifikacji osób obecnie zajmujących dane stanowisko z wymaganiami koniecznymi do realizacji zadań na stanowisku. Opcjonalnie w opisach może być zawarta również sekcja „Mile widziane”. Należy w niej opisać preferowane kwalifikacje, umiejętności, czy postawy.

W zależności od specyfiki stanowiska i organizacji w dokumencie mogą pojawić się również inne informacje. Dawniej w opisach często znajdowały się informacje o warunkach pracy, narzędziach czy wielkości zespołu. Oczywiście, informacja o warunkach pracy czy substancjach szkodliwych są konieczne w przypadku stanowisk mających z nimi styczność. Jednak w obecnych szybko zmieniających się czasach pożądana jest elastyczność. Dlatego tworząc opis stanowiska, należy starać się o jak największą uniwersalność dokumentu. Zamieszczanie wiele szczegółowych informacji tworzy ryzyko szybkiego przedawnienia się opisu.

Aktualizuj

Po zatwierdzeniu opisu stanowiska przez kierowników oraz pracowników zajmujących dane stanowiska stale należy dbać o jego aktualność. Praca nad opisem stanowiska niemal nigdy się nie kończy. Czasami wystarczą drobne poprawki jak zmiana nazwy stanowiska np. ze względu na jej archaiczny lub mało profesjonalny wydźwięk. W przypadku zmiany zakresu obowiązków lub struktur organizacyjnych aktualizacja może wymagać przeprowadzenia kolejnej analizy pracy. Jednak zachowanie aktualności opisów może przyczynić się do przyśpieszenia wielu innych procesów. Ponadto pracownicy znający rzeczywisty zakres obowiązków, wymagania i cel pracy z pewnością będą pracować efektywniej.