Jak przygotować firmę do wdrożenia PPK?

Termin wdrożenia PPK

W pierwszej kolejności każdy pracodawca powinien zweryfikować kiedy ma obowiązek wprowadzić PPK. Zgodnie z ustawą termin wdrożenia programu zależy od stanu zatrudnienia na konkretny dzień. Jeżeli okaże się, że na dzień 31.12.2018 r. pracodawca zatrudniał co najmniej 250 osób to musi wprowadzić PPK już od 01.07.2019 r. 
Pozostałe terminy wdrożenia to:

• 01.01.2020 r. – dla pracodawców zatrudniających co najmniej 50 osób na dzień 30.06.2019 r.


• 01.07.2020 r. – dla pracodawców zatrudniających co najmniej 20 osób na dzień 31.12.2019 r.


• 01.01.2021 r. – pozostałe podmioty oraz sektor finansów publicznych, czyli m.in. organy władzy publicznej, administracji rządowej, sądy, publiczne uczelnie, publiczne zakłady opieki zdrowotnej, NFZ, ZUS

Analiza obecnych rozwiązań dot. programów emerytalnych

Warto dokonać przeglądu benefitów funkcjonujących już w firmie. Alternatywnym rozwiązaniem dla PPK jest bowiem Pracowniczy Program Emerytalny (PPE). Jeżeli pracodawca prowadzi PPE to powinien zweryfikować czy ten program spełnia warunki do tego, aby nie tworzyć PPK. Należy pamiętać, że w PPE musi uczestniczyć minimum 25% zatrudnionych, a składka podstawowa wynosi co najmniej 3,5% wynagrodzenia pracownika. Tylko w takiej sytuacji pracodawca nie ma obowiązku tworzenia PPK. Warto więc zastanowić się czy dostosować istniejący PPE do wymogów ustawy czy wdrożyć PPK. Pracodawca powinien przeanalizować, które z tych rozwiązań jest lepsze dla niego oraz jego pracowników.
Aby poznać różnice pomiędzy PPK a PPE zapraszamy do zapoznania się z podsumowaniem opracowanym przez ESALIENS TFI SA - jednego z wiodących dostawców Pracowniczych Programów Emerytalnych na polskim rynku.

Zaplanowanie budżetu

Wprowadzenie PPK będzie się wiązało w większości firm ze wzrostem kosztów. Najważniejszy z nich to obowiązkowe wpłaty pracodawcy wynoszące 1,5% wynagrodzenia pracowników. Część firm zapewne zdecyduje się również na dokonywanie wpłat dodatkowych – maksymalnie do 2,5% wynagrodzenia uczestników PPK. Firmy powinny uwzględnić te koszty przy planowaniu budżetu wynagrodzeń. Jak wskazują eksperci, pracodawcy powinni być również przygotowani na ewentualne dodatkowe koszty związane z obsługą administracyjną PPK. Mogą to być koszty przelewów bankowych albo koszty związane z czasem pracy pracowników działu kadr i płac, którzy będą zajmować się PPK.

Wybór instytucji finansowej

Jednym z kluczowych elementów będzie wybór instytucji finansowej. PPK będą mogły oferować tylko te podmioty, które spełnią wymogi określone w ustawie tj.:

• posiadają kapitał własny, w wysokości co najmniej 25 000 000 PLN,


• posiadają co najmniej 3-letnie doświadczenie w zakresie zarządzania funduszami inwestycyjnymi lub emerytalnymi,


• posiadają w ofercie odpowiednie „fundusze zdefiniowanej daty”.

Podmiotami uprawnionymi do oferowania PPK będą:

• Towarzystwa Funduszy Inwestycyjnych,


• Powszechne Towarzystwa Emerytalne,


• Pracownicze Towarzystwa Emerytalne,


• Zakłady Ubezpieczeń.

Należy jednak podkreślić, że ostateczna liczba instytucji, które zdecydują się na oferowanie PPK nie jest jeszcze znana. Paweł Borys, prezes Polskiego Funduszu Rozwoju (PFR) ocenia, że w pierwszym etapie zainteresowanych utworzeniem PPK będzie 20 instytucji finansowych.

Pracodawca powinien dokonać analizy dostępnych na rynku rozwiązań i porównać oferty poszczególnych instytucji finansowych. Będą one umieszczone na specjalnym portalu PPK. Z wypowiedzi Pawła Borysa wynika, że portal PPK będzie uruchomiony w drugim kwartale 2019 r. Równolegle ma działać call center dla pracowników i pracodawców.

Zgodnie z ustawą firmy wybierając instytucję finansową powinny uwzględnić następujące kryteria:

• doświadczenie w zarządzaniu funduszami inwestycyjnymi lub emerytalnymi (czy firma prowadzi inne programy emerytalne np. PPE, IKE,IKZE),


• efektywność w zarządzaniu aktywami (m.in. dotychczasowe wyniki inwestycyjne funduszy),


• warunki zarządzania środkami gromadzonymi w PPK (tj. oferta kosztowa m.in. wysokość opłaty za zarządzanie).

Pracodawca wybiera instytucję finansową w uzgodnieniu ze związkami zawodowymi. Jeśli ich nie ma, to należy wyłonić reprezentację pracowniczą wg. zasad obowiązujących w danej firmie. Pracodawca powinien zadbać o to, aby cały proces wyboru był jawny i w pełni udokumentowany. Pozwoli to ustrzec się przed ewentualnymi roszczeniami ze strony pracowników.
Jeżeli firma nie osiągnie porozumienia ze związkami zawodowymi lub reprezentacją pracowników, to samodzielnie podejmuje decyzję z kim podpisze umowę o zarządzanie PPK.

Jeśli potrzebują Państwo więcej informacji na temat PPK, zapraszamy do kontaktu z doradcami pracodawców ds. programów emerytalnych w ESALIENS TFI SA.

Zawarcie umów PPK

Pracodawca najpierw zawiera z wybraną instytucją umowę o zarządzanie PPK, która określa najważniejsze zasady prowadzonego PPK. Jak wynika z ustawy, pierwsza grupa firm (zatrudniających co najmniej 250 osób) musi to zrobić do 25.10.2019 r. 
Na tym etapie pracodawca powinien ustalić, którzy pracownicy w wieku 55-70 lat chcą przystąpić do programu i przyjąć od nich stosowne wnioski.
Kolejnym krokiem jest zawarcie z tą samą instytucją finansową, umowy o prowadzenie PPK, która określa dane zindywidualizowane m.in. warunki zarządzania środkami, sposób składnia dyspozycji, koszty i opłaty obciążające uczestników. Umowę tą również zawiera pracodawca, ale w imieniu i na rzecz pracowników. Do umowy dołącza się listę osób, które przystąpiły do PPK. Umowa ta, w przypadku pierwszej grupy firm, musi być zawarta do 12.11.2019 r. 
Należy pamiętać, że za nieprzestrzeganie terminów określonych w ustawie, pracodawca może zostać ukarany grzywną.

Wdrożenie administracyjne i komunikacyjne

Pracodawca powinien zapewnić pracownikom możliwość składania różnych dyspozycji (m.in. deklaracji o rezygnacji, wniosków o przystąpienie, innych oświadczeń). Warto się zastanowić jak zarządzać tą dokumentacją, kto będzie za to odpowiedzialny.
Trzeba również dostosować odpowiednio systemy kadrowo-płacowe do naliczania składek.
Przekazanie pierwszych wpłat do PPK następuje od kolejnego miesiąca po zawarciu umowy o prowadzenie PPK. W przypadku największych firm będzie to listopad 2019 r.
Istotnym obszarem jest komunikacja z pracownikami. Powinni oni mieć wiedzę na temat założeń programu i uczestnictwa w nim. Firmy powinny zadbać o zrozumiałą, kompleksową komunikację i zaplanować odpowiednie działania (intranet, broszury, spotkania).

PPK będzie jednym z głównych wyzwań dla HRowców. Warto więc korzystać ze szkoleń i poradników opracowywanych przez specjalistów. Pomocny może okazać się również udział w branżowych wydarzeniach, dlatego już teraz zapraszamy Państwa na XIV Krakowskie Forum Wynagrodzeń. W trakcie konferencji zaproszeni przez nas eksperci poprowadzą panel dyskusyjny poświęcony PPK.