Co skłoniło Państwa do wprowadzenia Total Rewards Statement (TRS)?
Anna Morawiec-Bartosik: TRS jest coraz bardziej popularnym narzędziem do komunikowania się z pracownikami, którzy w Polsce ciągle jeszcze ograniczają swoje myślenie o wynagrodzeniu do comiesięcznego przelewu na konto. Firma wydaje na wynagrodzenie i benefity znacznie więcej niż to, co pracownik widzi regularnie na swoim koncie. Niektórzy pamiętają o tym, że dostali premię tylko przez kilka dni od momentu jej otrzymania. Większość nie zauważa, że benefity, które wydają się im „darmowe” to dla pracodawcy realny koszt. Pracownicy często nie zdają sobie sprawy ze wszystkich elementów całkowitego pakietu wynagradzania jakie oferuje im pracodawca, albo jakie benefity mogliby mieć za niewielką dopłatą lub znacznie taniej niż na rynku. Zdecydowaliśmy się na TRS, żeby uświadomić pracowników w zakresie dostępnych benefitów oraz możliwości jakie daje im praca w firmie, bo okazało się, że nawet pracownicy HR nie znali wszystkich dostępnych benefitów.
Jak z perspektywy osoby odpowiedzialnej za wdrażanie TRS powinno wyglądać przygotowanie do wprowadzenia TRS?
Łukasz Tarasiuk: Z naszego doświadczenia wynika, że przygotowania należy zacząć od ustalenia z zainteresowanymi stronami jaki jest cel raportu i czym organizacja (jako pracodawca) powinna się pochwalić. Równocześnie należy pomyśleć o technicznym sposobie dostarczenia raportu do pracownika, a więc na przykład umieszczeniu raportu na portalu pracodawcy. W kolejnych krokach należy zadbać o profesjonalny i czytelny wygląd raportu oraz przygotowanie indywidualnych danych pracowników, na podstawie których każdy otrzyma spersonalizowaną informację.
Proszę opowiedzieć jak przebiegał sam proces wdrożenia TRS w Santander Bank?
Anna: Pierwsze podejście do raportu wymagało wielu przygotowań i konsultacji. Powołaliśmy ok. 20-osobową grupę roboczą, która pracowała z centrami kompetencji i HR Biznes Partnerami, żeby ustalić jakie formy wynagradzania są dostępne w banku oraz określić, które z nich są wyróżnikami na rynku. Pierwsza próba wymagała uzgodnienia wszystkiego: od tego jak graficznie ma wyglądać raport, po decyzję czy szkolenia pokazujemy jako liczbę, listę czy może wartość finansową.
Druga edycja TRS, która została wydana w tym roku, wymagała już znacznie mniejszej grupy osób zaangażowanych i zakresu konsultacji. Prace skupiły się na odświeżeniu wyglądu raportu z powodu rebrandingu oraz zebraniu potrzebnych szczegółowych danych od centrów kompetencji.
Jak długo trwał proces wdrażania TRS w Santander Bank?
Łukasz: Pierwsze rozmowy z zainteresowanymi stronami odbyły się już kilka miesięcy przed planowaną dystrybucją raportu i dotyczyły głównie ogólnych założeń co do jego zawartości. Ale intensywna praca nad raportem rozpoczęła się miesiąc przed wdrożeniem.
Co było największym wyzwaniem podczas wdrażania Total Rewards Statement?
Łukasz: Techniczne przygotowanie spersonalizowanego raportu dla każdego pracownika, z uwzględnieniem wielu zmiennych części raportu. Ze względu na informacje o wynagrodzeniach, nie chcieliśmy by było to przygotowane poza jednostką HR, ani poza organizacją.
Jakie działania Państwo podjęliście, aby sobie z tymi wyzwaniami poradzić?
Anna: W dziale HR mamy analityków z dużymi umiejętnościami technicznymi, więc udało nam się poradzić z przygotowaniem raportów o własnych siłach przy użyciu kilku narzędzi dostępnych w Office.
Mówiąc o wprowadzeniu TRS nie sposób pominąć głównych zainteresowanych, a więc pracowników. Jaka była ich reakcja na wdrożenie TRS?
Anna: Po pierwszej edycji zrobiliśmy sondę telefoniczną skierowaną do 100 losowo wybranych pracowników. Otrzymaliśmy bardzo dużo głosów, że raport posiadał wiele nowych i ciekawych informacji. Oczywiście część głosów była negatywna – ludzie odbierali TRS jako narzędzie czysto PR-owe, uważali, że treści było za dużo lub za mało. W drugiej edycji chcieliśmy odpowiedzieć na jak najwięcej z tych potrzeb zmieniając wygląd i zakres raportu. Mając w pamięci rok ubiegły, oczekiwaliśmy trudnych komentarzy pod artykułem o publikacji raportu, a jedyne jakie się pojawiły to pytania techniczne. Można zatem założyć, że druga edycja została przyjęta lepiej niż się spodziewaliśmy (śmiech).
Jak Pani wspomniała, zdarzały się negatywne komentarze. Czego dotyczyły?
Anna: Komentarze niezadowolonych dotyczyły głównie sekcji, w której pokazaliśmy kilka nagród zdobytych przez bank. W związku z tym ta sekcja ograniczyła się w kolejnym roku tylko do informacji o jednej, najważniejszej z naszej perspektywy nagrody. Dzięki komentarzom o zbyt dużym zakresie informacji udało nam się też okroić raport na tyle, że z czterech stron zrobiliśmy ulotkę, która mieści się na dwóch.
Czy z Państwa doświadczeń raport o łącznych korzyściach z pracy lepiej przekazać wszystkim pracownikom czy tylko poszczególnym grupom?
Anna: Zdecydowanie należy pokazać go wszystkim pracownikom, chociażby dlatego, żeby żadna grupa nie poczuła się pominięta czy dyskryminowana. W zależności od grupy można publikować w raporcie różne treści – np. informacje o benefitach szczególnie cenionych przez pokolenie Z można pokazać tylko najmłodszym pracownikom. Pamiętajmy, że nie mamy możliwości pokazać w TRS wszystkich dostępnych korzyści, więc ich dobór wymaga dużej dozy zdrowego rozsądku i zrozumienia potrzeb poszczególnych grup pracowników.
Czy przekazywane komunikaty były w jakiś sposób dostosowane do poszczególnych grup pracowników?
Łukasz: Tak, chociaż komunikaty dostosowane były nie tyle do grup, lecz do każdego pracownika z osobna. Pracownik informowany był o tym, że skorzystał z konkretnych benefitów lub ma możliwość skorzystania z nich w ramach dostępnej oferty korzyści dla pracownika. Informacja zależna więc była od tego, czy i z jakich benefitów skorzystał.
Jakie elementy zawierał Total Rewards Statement w Santander Bank?
Łukasz: Raport można podzielić na dwie części: spersonalizowaną, o łącznych korzyściach z pracy uzyskanych przez pracownika za rok ubiegły oraz informacyjną, reklamującą inicjatywy, z jakich skorzystać może pracownik. Pierwsza część zawierała więc elementy zmienne, takie jak roczny przychód pracownika czy benefity, z których skorzystał w poprzednim roku. Druga część zawierała między innymi informacje o dostępnych benefitach, wewnętrznych inicjatywach rozwojowych, czy też działaniach propagujących zdrowy tryb życia, z których korzystać mogą pracownicy.
Z naszych doświadczeń wynika, że pracodawcy najczęściej decydują się na przekazywanie Total Rewards Statement za pośrednictwem stron internetowych. Jak to wygląda u Państwa? W jakiej formie dostarczany jest pracownikom raport o łącznych korzyściach z pracy (TRS)?
Łukasz: Raport udostępniony został w wersji cyfrowej, na wewnątrzbankowym portalu pracownika, z możliwością pobrania pliku.
Kiedy i jak często przekazujecie Państwo raport o łącznych korzyściach z pracy swoim pracownikom?
Anna: Raport przekazujemy raz do roku, w tym samym czasie kiedy pracownicy otrzymują PIT. Taka częstotliwość równoważy pracochłonność procesu z jego wartością dodaną. Dodatkowo termin wydania raportu nie jest bez znaczenia – w TRS prosimy pracowników o rozważenie przekazania 1% podatku na Fundację Santander.
Do tej pory niewiele polskich firm zdecydowało się na wdrożenie TRS. Co według Państwa może być tego przyczyną?
Anna: Ten trend dopiero się powoli pojawia w Polsce. Myślę, że wiele firm nie zdaje sobie nawet sprawy, że oferuje swoim pracownikom wystarczająco dużo benefitów, żeby taki raport przygotować. Dodatkowo uważam, że blokadą przed przygotowaniem TRS mogą być też kwestie techniczne lub finansowe związane z takim przedsięwzięciem.
Jakie największe korzyści zauważaliście Państwo po wdrożeniu TRS?
Łukasz: Trudno jest w bezpośredni sposób zmierzyć korzyści płynące z wdrożenia TRS. Niektórzy współpracownicy przyznali nam, że z raportu dowiedzieli się o możliwości skorzystania z benefitów lub inicjatyw, o których wcześniej nie słyszeli. I mówimy tutaj o pracownikach HR, którzy teoretycznie powinni być najlepiej zorientowani w tej kwestii. Celem TRS jest właśnie uświadamianie pracownikom, co pracodawca, poza wynagrodzeniem, może im zaoferować.
Co mogliby Państwo podpowiedzieć innym firmom, które również chciałyby wdrożyć TRS? Na co powinni zwracać uwagę?
Łukasz: Biorąc pod uwagę fakt, że jest to raport spersonalizowany, zdecydowanie warto zadbać o wysoką jakość danych. Nie należy pokazywać w liczbach korzyści pozapłacowych jakie odniósł pracownik w sytuacji, gdy te dane nie są w 100 procentach wiarygodne. Trzeba wziąć również pod uwagę, że informacje które zamieścimy bez odpowiedniego opisu mogą rodzić dodatkowe pytania i wątpliwości ze strony pracowników (np. fakt, że przychód z PIT nie jest równy wynagrodzeniu z umowy o pracę plus premie i dodatki).
Na koniec proszę nam powiedzieć jaka według Państwa jest przyszłość Total Rewards Statement w Polsce?
Anna: Myślę, że liczba firm inwestujących czas i zasoby w raporty TRS będzie rosła, bo wszystkie wiedzą, że warto uświadamiać pracowników co otrzymują od firmy i dlaczego warto w niej pozostać. Raport zyska też na ważności w dobie walki o pracowników – łatwiej zatrzymać pracownika, który potrafi dokładnie stwierdzić jakie elementy wynagradzania straci odchodząc od obecnego pracodawcy. Okrojona wersja TRS (bez części finansowej) może też stać się decydującym elementem dla kandydatów do pracy, którzy na jednej stronie zobaczą łączne korzyści z pracy dla nowego pracodawcy.
Dziękuję bardzo za rozmowę.
