Od 1 stycznia 2020 roku do PPK dołączą średnie przedsiębiorstwa zatrudniające od 50 do 249 osób. Warto zaznaczyć, że
tych podmiotów będzie kilkanaście tysięcy. Na rynku działa tylko 20 instytucji finansowych oferujących PPK. Oznacza to, że będą one zdecydowanie bardziej obciążone pracą. Wyzwaniem może być więc dotrzymanie przez pracodawców ustawowych terminów tj.:
- do 24.04.2020 r. - podpisanie umowy o zarządzanie PPK;
- do 11.05.2020 r. - podpisanie umowy o prowadzenie PPK.
Dlatego też firmy nie powinny zostawiać wszystkiego na ostatnią chwilę. Bardzo przydatnym narzędziem jest
harmonogram wdrożenia z checklistą zadań do wykonania. Kluczowe jest wskazanie osoby/osób odpowiedzialnych za „projekt PPK” po stronie pracodawcy. Jak pokazują doświadczenia dużych firm dobrym rozwiązaniem jest zaangażowanie pracowników z różnych działów takich jak: HR, IT, obsługa prawna, finanse.
Jednym z najważniejszych zadań jest
wybór instytucji zarządzającej. To bardzo czasochłonny proces. Decyzja o wyborze dostawcy PPK musi się odbyć w porozumieniu z przedstawicielami pracowników. O ile w dużych firmach często działają związki zawodowe, o tyle w przypadku średnich firm trzeba będzie pamiętać o wyborze reprezentantów pracowników. Kluczowe jest ustalenie kryteriów wyboru instytucji finansowej. Z badania KPMG wynika, że najistotniejszym z nich jest doświadczenie w zarządzaniu funduszami na polskim rynku. W analizie ofert instytucji finansowych mogą pomóc zewnętrzni doradcy/pośrednicy i warto skorzystać z takiej możliwości. Tym bardziej, że ilość firm do obsłużenia będzie tak duża, że może pojawić się problem z umówieniem terminu spotkania z dostawcami PPK, aby szczegółowo omówić warunki oferty. Warto poznać kilka propozycji, aby wybrać rozwiązanie najbardziej dopasowane do potrzeb pracodawcy i pracowników. Firmy nie powinny zwlekać z podpisaniem umów. Zgodnie z ustawą wybrana instytucja finansowa może bowiem odmówić zawarcia umowy o zarządzanie, a wówczas pozostaje już tylko zawarcie umowy z PFR TFI.
Badanie KPMG oraz firmy zarządzające PPK potwierdzają, że dla 61% organizacji najważniejszym czynnikiem mającym wpływ na wdrożenie PPK jest
przystosowanie systemów IT do obsługi programu. To duże wyzwanie dla wielu przedsiębiorstw. Zbyt późne rozpoczęcie integracji systemu kadrowo-płacowego z narzędziem do obsługi PPK to dodatkowy stres i obciążenie. Warto więc zająć się tym tematem już teraz. Dostawca systemu potrzebuje czasu na wprowadzenie niezbędnych zmian, a z kolei pracodawca potrzebuje czasu, aby nauczyć się nowych funkcjonalności. Wdrożenie powinno być poprzedzone przeprowadzeniem odpowiednich testów, aby mieć pewność, że na starcie programu nie pojawią się problemy techniczne. Błędem jest też przyjęcie założenia, że aplikacja instytucji finansowej obsłuży cały proces PPK u pracodawcy. Warto wcześniej sprawdzić u dostawcy PPK czy program kadrowo-płacowy posiada wszystkie elementy niezbędne do obsługi PPK. Pisaliśmy o tym
tutaj.
Dla pracodawców bardzo ważną kwestią jest
pomoc przy wdrożeniu i obsłudze PPK. Potwierdza to badanie KPMG. Wynika z niego, że firmy oczekują wsparcia ze strony instytucji finansowej w niemal wszystkich możliwych obszarach, a dla 96% firm kluczową kwestią jest wyznaczenie dedykowanego
opiekuna do kontaktów.
Nasz partner zarządzający PPK zapewnia nie tylko opiekuna na potrzeby działań administracyjnych w trakcie funkcjonowania PPK, ale także infolinię dla pracodawców i pracowników, oraz konsultacje prawne. Różnice w jakości obsługi nabiorą jeszcze większego znaczenia, biorąc pod uwagę fakt, że w drugiej turze będzie dużo więcej pracodawców.
Bardzo ważne są również materiały informacyjne, które tłumaczą pracownikom na czym polega program. Warto zwrócić uwagę czy są napisane prostym, zrozumiałym językiem. Treść zwykłej ulotki czy broszury umożliwia wstępną ocenę jakości całego procesu edukacji, który oferuje dana firma. Pracodawcy mogą liczyć na wsparcie w komunikacji z pracownikami ze strony instytucji finansowej. Przykładowo
ESALIENS TFI S.A. od 20 lat wspiera pracodawców w zakresie planów oszczędnościowo-emerytalnych dla pracowników, a teraz wdrożył już ponad 100 PPK dla największych spółek. Firma oferuje zarówno tradycyjne jak i elektroniczne narzędzia, z których każda firma może skorzystać. Są to: ulotki, broszury, plakaty, prezentery, infolinia, e-learningi, webinary, videokonferencje, filmiki instruktażowe, aplikacja mobilna, mailingi a także blog emerytalny.
