3 lata na wprowadzenie nowych regulacji dotyczących transparentności wynagrodzeń w Unii Europejskiej to dużo czy mało?
Rozmawiamy oczywiście w kontekście nowej dyrektywy Parlamentu Europejskiego, zwanej potocznie dyrektywą o "transparentności wynagrodzeń". Ta skrócona, powszechnie stosowana nazwa jest nieco myląca, ponieważ celem tej nowej regulacji nie jest jedynie transparentność. Chodzi o coś innego - zmniejszenie luki płacowej w wynagrodzeniach pomiędzy mężczyznami i kobietami (gender pay gap). Nadal istnieje problem, że kobiety średnio zarabiają mniej od mężczyzn na tych samych stanowiskach.
Z perspektywy osób zajmujących się wynagrodzeniami, czas do 2026 roku nie jest tak długi. Oczywiście wiele zależy od tego, na jakim etapie rozwoju funkcji C&B (odpowiedzialnej za wynagrodzenia i benefity) znajduje się organizacja, w której działasz. Przyjmijmy, że jest to firma około 250 osób, która od pewnego czasu już posiada zespół C&B, strategię wynagradzania, zbudowane siatki wynagrodzeń, bierze udział w raportach płacowych i analizuje obecne wynagrodzenia pracowników. W takiej firmie wprowadzenie nowych regulacji może być łatwiejsze niż w firmie, która dopiero zaczyna budować funkcję C&B. Mniejsze firmy z dzisiejszej perspektywy też będą podlegać tym regulacjom, choć dla nich terminy mogą być nieco późniejsze.
Warto także zaznaczyć, że nie wszystkie firmy będą zobowiązane do stosowania zasad zawartych w dyrektywie, a jedynie te, które zatrudniają powyżej 100 osób. To minimalny poziom zatrudnienia, dla tych firm konieczne będzie raportowanie luki płacowej od roku 2031.
I jeszcze jedno zastrzeżenie - na razie znamy treść samej dyrektywy, ale musi ona jeszcze zostać transponowana do prawa krajowego w Polsce i pozostałych krajach Unii Europejskiej. Tutaj mogą się pojawić pewne różnice, co może wpłynąć na sposób raportowania na poszczególnych rynkach.
Jaka najważniejsza lekcja wynika z wprowadzenia transparentności na rynku amerykańskim?
W Stanach Zjednoczonych podejmowane są działania mające na celu ograniczenie luki płacowej pomiędzy kobietami i mężczyznami. Jednym z narzędzi - podobnie jak w dyrektywie - jest transparentność wynagrodzeń, rozumiana jako umieszczanie informacji o planowanym wynagrodzeniu w ogłoszeniu o pracę, oraz wymóg (bardziej rygorystyczny niż przewidziany w rozwiązaniu europejskim) obligujący firmy do corocznego raportowania luki płacowej w organizacji. Warto podkreślić, że nie ma jednej regulacji na poziomie całego kraju - istnieją lokalne regulacje na poziomie poszczególnych stanów. Różnią się one nieco między sobą, dlatego niezbędna jest albo bardzo dobra znajomość zasad obowiązujących w poszczególnych stanach, albo - tak jak w przypadku firmy, dla której pracuję - przyjęcie, że będziemy na terenie całego kraju stosować te same zasady, czyli te najbardziej rygorystyczne.
Lekcje wynikające z obserwacji tego, co zadziało się na rynku amerykańskim po wdrożeniu zasad transparentności wynagrodzeń, można przedstawić w kilku punktach:
- Mierzalny efekt - według badań SHRM, ¾ osób poszukujących obecnie pracy w USA jest mniej zainteresowanych wysyłaniem swoich aplikacji na stanowiska, w opisie których nie ma informacji o przewidywanym poziomie wynagrodzenia. Jednocześnie 73% pracowników twierdzi, że ma większe zaufanie do swojej firmy, jeśli przedstawia widełki wynagrodzeń w ogłoszeniach o pracę.
- Zwiększony poziom transparentności spowodował, że 36% badanych organizacji, które podlegają już regulacjom dotyczącym gender pay transparency, odnotowało zwiększoną liczbę pracowników wnioskujących o podwyżki (mających w ręku świetny argument w postaci ogłoszeń o pracę z widełkami wynagrodzeń).
- Poza 20 stanami, które mają już swoje regulacje w zakresie transparentności wynagrodzeń, nad własnymi rozwiązaniami prawnymi pracują kolejne stany. Oznacza to, że w krótkim czasie tego typu regulacje obejmą całe terytorium Stanów Zjednoczonych.
Czy nowe regulacje odnoszące się do zmniejszania luki płacowej są w ogóle potrzebne?
Tak, to jest krok w dobrą stronę. W idealnym świecie wynagrodzenia oferowane pracownikom powinny być takie same, płeć pracownika nie powinna mieć tutaj żadnego znaczenia. Ale niestety tak nie jest, dlatego tego typu regulacje wymuszające na pracodawcach równość traktowania pracowników są istotne.
Obecnie zbyt często zdarza się, że nowy pracownik (częściej kobiety niż mężczyźni) ma skromniejsze oczekiwania płacowe niż poziom wynagrodzenia przewidziany przez pracodawcę. Efekt jest niestety taki, że już na starcie taki pracownik jest wynagradzany gorzej niż powinien. Takie początkowe błędy potrafią się ciągnąć latami, nawet po tym jak pracownik awansuje na kolejne stanowiska. Wdrożenie regulacji w zakresie luki płacowej sprawi, że to pracodawcy będzie zależało, aby wynagrodzenia oferowane na tożsamym stanowisku były spójne.
Według niedawnych badań prowadzonych na rynku amerykańskim, w grupie kobiet, które mają świadomość, że ich wynagrodzenie jest niższe od zarobków kolegów na tożsamym stanowisku, w tej samej lokalizacji, posiadających taki sam staż i poziom kompetencji, 47% z nich jest skłonna zmienić pracę (i aktywnie jej szuka). Wskazywanym powodem do zmiany jest nierówne traktowanie pod względem wynagrodzenia u obecnego pracodawcy. Podejrzewam, że pośrednim efektem trendu do zwiększania transparentności wynagrodzeń będzie także rosnąca liczba sporów prawnych między pracownikami a pracodawcami. Ciekaw jestem, jak organizacje będą podchodzić do zarządzania tego typu ryzykiem.
Czy wprowadzenie transparentności płac w PandaDoc było dużym wyzwaniem?
Wyszedłbym od zdefiniowania, co tak naprawdę rozumiemy jako transparentność wynagrodzeń. Każdy może to hasło inaczej interpretować. Oczywiście, nie chodzi o ujawnianie wynagrodzeń poszczególnych pracowników, a raczej o przedstawienie obowiązujących w organizacji zasad - takich jak taryfikator wynagrodzeń, zależność pomiędzy poziomem wynagrodzenia a oczekiwanymi od pracowników kompetencjami, doświadczeniem czy poziomem edukacji.
PandaDoc jest zobowiązane (właśnie ze względu na omawiane powyżej regulacje dotyczące równości płac w Stanach Zjednoczonych) do publikowania widełek wynagrodzeń w kilku stanach, w których zatrudniamy pracowników. Jednakże podjęliśmy decyzję, że traktujemy całe terytorium USA jako jedno terytorium, na którym będziemy stosować najbardziej rygorystyczne, na ten moment, regulacje, które wywodzą się z Kalifornii. Oczywiście, to tylko jeden z elementów - jest także obowiązek raportowania luki płacowej w poszczególnych stanach, gdzie sposób i zakres raportowania nieco się różni.
Podejście PandaDoc stało się swego rodzaju standardem dla firm technologicznych zatrudniających pracowników zdalnych w Stanach Zjednoczonych Ameryki. Oczywiście, jest to bardzo rozległy kraj i niezwykle zróżnicowany jeśli chodzi o poziom oferowanych wynagrodzeń. W przypadku firmy działającej w modelu "remote first", kod pocztowy pracownika jest najmniej istotną kwestią - w związku z tym nasze podejście zakłada stosowanie jednolitych widełek wynagrodzeń na terenie całych Stanów Zjednoczonych Ameryki.
Odpowiadając na pytanie - tak, wprowadzenie transparentności wynagrodzeń na rynku amerykańskim było dla mojej organizacji wyzwaniem organizacyjnym i komunikacyjnym. Myślę, że te doświadczenia zaprocentują nam przy wdrażaniu zmian na rynkach Unii Europejskiej. To, co jest kluczowe, to zrobienie audytu wynagrodzeń, dobre zrozumienie gdzie są potencjalne luki i podjęcie działań, które umożliwią w możliwie krótkim czasie ich likwidację. Szalenie istotne jest szkolenie menedżerów i komunikacja skierowana do Pracowników.
Jakie informacje firmy będą musiały przekazywać w zakresie wynagrodzeń?
Pracodawcy zatrudniający powyżej 250 pracowników od 2026 roku będą zobowiązani do raportowania luki płacowej. W zakres raportowania będzie wchodzić:
- wyniki analizy dotyczącej luki niekontrolowanej - średnia i mediana wynagrodzeń,
- wyniki analizy luki kontrolowanej - średnia i mediana - dla każdej kategorii pracowniczej,
- odsetek kobiet i mężczyzn otrzymujących zmienne wynagrodzenia oraz benefity i dodatkowe składniki,
- odsetek kobiet i mężczyzn w każdym kwartylu w każdej z kategorii zaszeregowania taryfikatora.
Pracodawcy zatrudniający powyżej 150 pracowników, ale poniżej 249, będą zobowiązani od 2026 roku przedstawiać raport dotyczący luki płacowej raz na 3 lata, natomiast ci zatrudniający między 100 a 149 pracowników będą zobowiązani do raportowania raz na 3 lata, rozpoczynając w 2031 roku.
Dyrektywa wprowadza rozróżnienie luki niekontrolowanej - czyli prostego wyliczenia arytmetycznego różnicy pomiędzy wynagrodzeniami kobiet i mężczyzn. To jest podstawowym celem regulacji - raportowanie luki płacowej, która powinna mieścić się w przedziale 5%. Transparentność wynagrodzeń jest jednym z narzędzi, aby wymusić na pracodawcach uporządkowanie sytuacji płacowej wewnątrz organizacji.
Na co zwrócić uwagę przygotowując się do wdrożenia wymogów transparentności?
Myślę, że można tu wyodrębnić następujące etapy:
1. Przygotowanie:
- weryfikacja klauzuli o poufności wynagrodzeń,
- grupowanie stanowisk,
- audyt obecnych wynagrodzeń,
- aktualizacja opisów stanowisk oraz siatek wynagrodzeń.
2. Harmonogram dostosowania wynagrodzeń:
- opracowanie harmonogramu i określenie kosztów związanych z dostosowaniem poziomu wynagrodzeń pracowników do obecnego poziomu widełek dla danego stanowiska.
3. Szkolenia i komunikacja:
- szkolenia dla pracowników funkcji HR - HRBP oraz rekruterów zasad transparentności wynagrodzeń. Jak rozmawiać z kandydatami i pracownikami o wynagrodzeniach,
- szkolenie dla menedżerów w zakresie transparentności wynagrodzeń,
- cykl informacyjny skierowany do pracowników o tym, jakie zasady wynagradzania obowiązują w organizacji, oraz przedstawienie zindywidualizowanej informacji o tym, jak wynagrodzenie pracownika plasuje się w ustalonych w organizacji widełkach wynagrodzeń.
Nie ma tu drogi na skróty. Nierealne jest zrobienie "transparentności" wynagrodzeń w tydzień, czy nawet miesiąc, bez wywołania potencjalnych konfliktów w organizacji. Istotne jest oczywiście, na jakim poziomie dojrzałości znajduje się organizacja. Sugerowałbym rozłożenie tego działania w czasie i systematyczne zwiększanie poziomu transparentności.
Stąd też czas do 2026 roku (dla organizacji powyżej 250 pracowników) powinien być wykorzystany w pierwszej kolejności na przeprowadzenie audytu, który pozwoli określić, w jakim stopniu dana organizacja jest już przygotowana - czy posiada strategię wynagradzania, siatki wynagrodzeń i analizuje rozbieżności w rzeczywistych wynagrodzeniach pracowników względem siatek.
Jak szkolić menedżerów w zakresie komunikowania transparentności płac?
Rozwiązaniem, które sprawdza się w naszej organizacji, jest okresowe szkolenie dla wszystkich managerów. Podczas niego tłumaczymy, skąd się biorą siatki wynagrodzeń, jak mają się one do raportów płacowych, oczekiwań kandydatów, które zbieramy z procesu rekrutacji, oraz benchmarku wewnętrznego naszych obecnych pracowników. Wyjaśniamy istotę świadomego zarządzania strukturą zespołu, oczekiwań pracowników odnośnie rozwoju i tłumaczymy, że wynagrodzenie powinno odpowiadać wartości, którą pracownik wnosi do organizacji, poziomowi kompetencji i decyzyjności, która jest wymagana na danym stanowisku. W ten sposób budujemy u nich kompetencje w zakresie wynagrodzeń i pośrednio przyczyniamy się do podejmowania przez nich decyzji spójnych z naszymi założeniami.
Przy okazji cyklu podwyżkowego prowadzimy także krótkie szkolenia dla menedżerów, jak rozmawiać z pracownikami odnośnie ich wynagrodzenia, oczekiwań w zakresie awansu i zwiększania poziomu wynagrodzeń. Jesteśmy również otwarci na indywidualne konsultacje z menedżerami i HRBP w zależności od ich potrzeb.
Jak często pracownicy korzystają z możliwości uzyskania informacji o widełkach płacowych dla swojego stanowiska?
W przypadku PandaDoc podstawą prawną dla takich zapytań pracowników zatrudnionych na terenie USA są regulacje zawarte w California Pay Transparency Act, które przewidują, że pracownik może zapytać o widełki dla zajmowanego stanowiska pracy raz do roku. W momencie, kiedy wdrażaliśmy te wytyczne, rzeczywiście odczuwalne było zwiększenie liczby zapytań, ale z czasem ten temat się uspokoił i teraz są to sporadyczne sytuacje. Czy wraz z wdrożeniem regulacji w Europie będzie podobnie? Prawdopodobnie tak, na zasadzie zjawiska "świeżości". Temat wynagrodzeń będzie przez pewien czas powodował emocje, ale potem, kiedy stanie się to już oswojoną rzeczywistością, oczywiście tych emocji będzie mniej. Zakładam, że pracownicy będą chcieli sprawdzać, jak często organizacje aktualizują widełki i gdzie w ramach widełek dany pracownik się znajduje.
Które narzędzia mogą pomóc we wdrożeniu transparentności płac w firmie?
W tej chwili jest już cała gama rozwiązań - narzędzi, poradników i ekspertów, którzy oferują organizacjom wsparcie w przygotowaniu do wdrożenia rekomendacji. Ten rynek usług doradczych będzie w najbliższym czasie mocno rósł. Przejrzysta instrukcja “krok po kroku” przygotowana przez firmę GGS IT Consulting jest dostępna tutaj https://resources.ggsitc.com/pl/paygap
Kwestie analityki i raportowania na rynku amerykańskim są już rozwiązane i zaszyte w najczęściej stosowanych narzędziach do obsługi listy płac - takie systemy online na podstawie danych posiadanych o pracownikach, są w stanie automatycznie wygenerować raport dotyczący luki wynagrodzeń i wysłać (po zatwierdzeniu) go do lokalnych władz stanowych.
W przypadku firm działających na polskim rynku podejrzewam, że możliwość generowania tego typu prostych raportów analitycznych też będzie możliwa z poziomu stosowanego narzędzia do obsługi listy płac czy systemu HR.
Wniosek dla zespołu wynagrodzeń jest jeden. Każda decyzja o zmianie wynagrodzenia lub nazwy stanowiska pracownika musi być precyzyjnie opisana. Takie notatki pozwolą na uzasadnienie i rozróżnienie pomiędzy luką wyliczoną w sposób matematyczny, a luką z uzasadnieniem - wynikającą z poziomu doświadczenia pracownika, posiadanych kompetencji, kwalifikacji formalnych i wszelkiego innego rodzaju uzasadnień, które pozwolą wyjaśnić, dlaczego dana osoba zarabia więcej niż dopuszczalna luka 5%.
Zainteresowanym polecam kontakt z firmą Sysarb (sysarb.se), która jest w stanie przeprowadzić audyt gotowości organizacji do wdrożenia dyrektywy oraz posiada platformę do analizy luki płacowej. To jest jedna z wielu firm, takich rozwiązań powstaje teraz dużo.
Jakie potencjalne zagrożenia może nieść wprowadzenie transparentności wynagrodzeń w organizacji?
Potencjalnym ryzykiem wdrożenia regulacji w zakresie równości wynagrodzeń (oraz ich transparentności) jest zwiększony poziom dobrowolnych odejść kluczowych talentów oraz tych, którzy z różnych powodów są już opłacani bardzo dobrze (powyżej widełek). Po wdrożeniu regulacji dotyczących pay gender gap, dalsze zwiększanie poziomu ich wynagrodzeń będzie utrudnione, ponieważ "zepsułoby" wskaźniki równości płac. Chyba, że pracodawca podniósłby wynagrodzenia wszystkim na danym stanowisku - co jest mało realne. Konsekwencje komunikatu do pracownika: "nie mogę zaproponować ci podwyżki, bo już zarabiasz powyżej widełek i musimy pilnować równości wynagrodzeń" są dość oczywiste z perspektywy pracownika - “nic więcej na tym stanowisku/w tej firmie nie osiągnę. Jeśli chcę zarabiać więcej, to muszę albo awansować albo szukać nowej pracy w innej firmie, która za posiadane kompetencje jest skłonna zapłacić więcej (albo z jakiegoś powodu nie obejmują jej regulacje w zakresie pay gender gap)”.
Potencjalnym zagrożeniem (z perspektywy pracodawcy) jest także to, że większa jawność odnośnie do stawek oferowanych kandydatom spowoduje, że niektóre firmy wypadną z pościgu za talentami. Nie będą w stanie obsadzić stanowisk kandydatami o takim profilu, jak by chciały. To z kolei wymusi konieczność zrewidowania oczekiwań i otwarcia się takich pracodawców na inne grupy kandydatów - z mniejszym doświadczeniem czy z niższym poziomem wykształcenia.
Po wprowadzeniu regulacji w Unii Europejskiej firmy będą musiały zamieszczać w ogłoszeniach o pracę widełki płacowe albo „wynagrodzenie początkowe”. Jaka jest różnica między nimi różnica?
Aby być nieco bardziej precyzyjnym, dyrektywa nie wprowadza wymogu umieszczania w ogłoszeniu informacji o przewidywanym poziomie wynagrodzenia - to jedno z możliwych rozwiązań. Minimalny wymóg jest taki, by informacja o przewidywanym poziomie wynagrodzenia na danym stanowisku była przekazana kandydatowi przed pierwszym etapem rekrutacji (czyli potencjalnie w mailu lub podczas rozmowy telefonicznej, której celem jest ustalenie pierwszego etapu rekrutacji).
Odnośnie do drugiej części pytania, rzeczywiście, w regulacji europejskiej pojawia się mało precyzyjne określenie "wynagrodzenia początkowego" - zobaczymy, jak ten zapis zostanie transponowany do prawa krajowego. Zakładam, że chodzi o minimalny poziom wynagrodzenia, jakie organizacja jest gotowa płacić na danym stanowisku, czyli minimum widełek.
Jak transparentność wynagrodzeń wpływa na poczucie sprawiedliwości płac wśród pracowników?
Z perspektywy pracowników dotychczas niedopłacanych, z całą pewnością wdrożenie transparentności wynagrodzeń w organizacji może przywrócić poczucie sprawiedliwości. W szerszej perspektywie, transparentność wynagrodzeń może jednak doprowadzić do obniżenia płac pracowników w organizacji. Ujawnienie przedziałów wynagrodzeń przewidzianych na danym poziomie stanowiska może sprawić, że pracodawcy będą musieli zmieścić swoje decyzje płacowe dla pracowników i kandydatów na dane stanowisko w ramach przewidzianych poziomów. W przeciwnym wypadku cały misternie budowany plan likwidacji luk płacowych będzie narażony na negocjacje z potencjalnymi lub obecnymi pracownikami. Innymi słowy, ta forma przejrzystości wynagrodzeń, choć ujawnia oczekiwania płacowe pracodawcy, może obniżyć względną siłę przetargową pracowników.
Istotne jest także ujęcie kwestii pokoleniowych - najnowsze pokolenie na rynku pracy - Z-tki (czy też zoomersi), czyli pracownicy urodzeni po 1995 roku, są niezwykle wyczuleni na kwestie sprawiedliwości i trzymania się przez organizacje jasnych zasad. W tym przypadku świadomość, że pracują w organizacji, która otwarcie komunikuje o poziomie wynagrodzeń i wymaganiach na poszczególnych stanowiskach, może zwiększyć ich identyfikację z tego typu organizacją.
