W jaki sposób informować pracowników o benefitach?

Dlaczego informowanie o benefitach jest tak ważne?
Warto zdać sobie sprawę, że samo oferowanie benefitów nie wystarczy. Równie istotne jest informowanie o dostępnych świadczeniach. Z punktu widzenia pracownika wiedza na ten temat umożliwia pełne wykorzystanie dostępnych opcji i maksymalizację związanych z nimi korzyści. Właściwa komunikacja wpływa pozytywnie na satysfakcję z otrzymywanych świadczeń. Jak wynika z badań przeprowadzonych przez Willis Towers Watson (Adamik J., 2017), w firmach, które posiadały bogatą ofertę benefitów, ale równocześnie nie dbały o ich właściwą komunikację, jedynie 22% pracowników było zadowolonych z otrzymywanych świadczeń. Dla porównania u pracodawców, którzy proponowali uboższy pakiet benefitów, ale informowali o nim w bardziej efektywny sposób, aż 76% zatrudnionych odczuwało satysfakcję z otrzymywanych świadczeń. Okazuje się więc, że odpowiednia komunikacja w tym zakresie jest znacznie ważniejsza niż aktualnie oferowany w firmie pakiet świadczeń pozapłacowych. Zadowolenie z benefitów przekłada się z kolei na większą satysfakcję z pracy, mniejszą skłonność do absencji czy odejścia z firmy. Z punktu widzenia pracodawcy właściwy sposób informowania o pakiecie benefitów może pomóc w przyciągnięciu i zatrzymaniu pracowników. Co więcej, pozwala dostosować ofertę świadczeń do potrzeb zatrudnionych, dzięki czemu można obniżyć koszty związane z ich wprowadzeniem. Długofalowo właściwa komunikacja sprzyja budowaniu atmosfery wzajemnego szacunku i zaufania, co przyczynia się do kreowania pozytywnego wizerunku firmy.


Jak powinno wyglądać informowanie o benefitach?
Pracodawcy powinni zadbać o właściwy sposób rozmowy o dostępnych w firmie benefitach na każdym etapie zatrudnienia pracownika, począwszy od jego rekrutacji, a skończywszy na odejściu z pracy. Ważne jest, aby już na etapie czytania ogłoszenia o pracę oraz podczas rozmowy rekrutacyjnej kandydat zdobył podstawowe informacje na temat oferowanych świadczeń, co pozwoli mu zdecydować czy obecna oferta jest dla niego wystarczająca. Jak wynika z raportu „Świadczenia dodatkowe w oczach pracowników w 2018 roku” przygotowanego przez Sedlak & Sedlak, według 28% pracowników informacja na temat benefitów umieszczona w ofercie rekrutacyjnej miała wpływ na ich decyzje o wyborze pracodawcy. Z kolei, w trakcie pierwszych dni pracy warto przedstawić nowozatrudnionym bardziej szczegółowe informacje dotyczące pakietu benefitów, aby mogli wybrać te najlepiej dopasowane do swoich potrzeb.

Dobrym momentem na rozmowy dotyczące benefitów są sformalizowane spotkania z pracownikiem, takie jak rozmowy oceniające czy dyskusje na temat podwyżki lub awansu. Warto pamiętać o przekazywaniu informacji o benefitach również w momencie wkraczania pracownika w nowe etapy życia np. ślubu czy urodzenia dziecka. Wtedy zmieniają się priorytety, a co za tym idzie także potrzeby pracowników odnośnie otrzymywanych benefitów. Dobrze, aby wszelkie zmiany w oferowanych benefitach były przekazywane na bieżąco, a najlepiej kilka miesięcy przed ich planowanym wprowadzeniem. Szczególnie istotne jest to w przypadku wycofania któregoś z benefitów lub zmiany jego formy. Jeśli w firmie przeprowadzane są tzw. exit interview, warto podczas takiej rozmowy zapytać o opinie pracownika odnośnie oferowanego pakietu benefitów i uzyskać ewentualne uwagi bądź sugestie. Taka wiedza może być bardzo pomocna w momencie modyfikowania oferty benefitów. Co więcej, informowanie o benefitach nie może być procesem jednostronnym. Pracownicy powinni mieć możliwość wyrażenia swojej opinii. Ich uwagi zawsze powinny zostać rozważone, nawet jeśli nie wpłyną na ostateczny kształt pakietu benefitów. Pozyskanie informacji zwrotnej może wspomóc firmę w tworzeniu lepiej dopasowanego pakietu świadczeń w przyszłości.


Różne formy przekazywania informacji o benefitach
Pracodawcy mogą przekazywać informacje o benefitach za pomocą różnych narzędzi. Wybór odpowiedniego z nich zależy od specyfiki firmy i charakteru wykonywanej pracy. Jak wynika z raportu „Świadczenia dodatkowe w oczach pracowników w 2018 roku” przygotowanego przez Sedlak & Sedlak, najczęściej używanym kanałem do przekazywania informacji o benefitach są wiadomości mailowe. Wiele firm decyduje się na publikację materiałów na temat świadczeń pozapłacowych na swoich stronach internetowych. Nadal dużą popularnością cieszy się bezpośredni kontakt z pracownikami. Według blisko 20% zatrudnionych informacje o dostępnych świadczeniach są przekazywane podczas zespołowych spotkań z pracownikami. Z kolei 13% badanych osób stwierdziło, że pracodawcy wykorzystują w tym celu papierowe broszury. Warto również dodać, że aż 64% pracowników zadeklarowało, że firmy, w których pracują, zamieszczają w swoich ofertach rekrutacyjnych informacje o oferowanych świadczeniach dodatkowych.




Podobnych wniosków dostarcza badanie przeprowadzone przez firmę ubezpieczeniową Unum wśród brytyjskich pracodawców (Unum, 2016). Tam podobnie jak w Polsce najczęściej używanymi kanałami komunikacji o benefitach są wiadomości mailowe, strony internetowe (głównie intranet), bezpośrednie rozmowy oraz materiały drukowane. Ciekawym rozwiązaniem wydaje się wykorzystanie mediów społecznościowych czy różnego rodzaju komunikatorów (np. WhatsApp, Slack). Warto jednak pamiętać, że sposób komunikacji musimy dostosować do charakteru wykonywanej pracy w firmie. Kontakt z osobami na stanowiskach produkcyjnych, które nie mają dostępu do komputera, powinien więc odbywać się za pośrednictwem bardziej tradycyjnych metod. Ważne jest również, aby wziąć pod uwagę wiek zatrudnionych pracowników. Przykładowo osoby młode bardziej cenią sobie różnorodność i nowoczesność kanałów komunikacji, a osoby starsze wolą kontakt twarzą w twarz.
Skutecznym narzędziem informowania pracowników o benefitach jest tzw. total rewards statement, czyli indywidualny raport na temat łącznych korzyści pracy. Pracodawcy prezentują w nim rokrocznie całkowitą wartość wszystkich składników wynagrodzenia, w tym również benefitów. Dzięki temu zatrudnieni mają świadomość tego, jakie świadczenia otrzymali w minionym roku oraz jaką mają one wartość finansową. Pracodawcy, którzy dysponują obecnie tak szerokim wachlarzem kanałów komunikacji, powinni wykorzystać przynajmniej kilka z nich. Taka dywersyfikacja z pewnością zwiększy skuteczność komunikacji, a komunikat dotrze do szerszej grupy odbiorców.

Niestety samo przygotowanie materiałów zawierających informacje o benefitach nie wystarczy. Jak wynika z badań przeprowadzonych przez International Foundation of Employee Benefits Plans wśród amerykańskich pracowników, aż 80% badanych w ogóle nie otwiera otrzymywanych materiałów (IFEBD, 2016). Aby uniknąć tego rodzaju problemów pracodawcy powinni przestrzegać kilku podstawowych zasad. Najważniejszym zadaniem osób odpowiedzialnych za informowanie o benefitach jest wybór odpowiedniego kanału komunikacji, a mianowicie takiego, który będzie najlepiej dopasowany do konkretnych odbiorców. W komunikacji z pracownikami, pracodawcy powinni unikać specjalistycznego żargonu. Komunikaty muszą być jasne, zwięzłe, zrozumiałe oraz w miarę możliwości spersonalizowane. Ważne, aby pracodawcy wyjaśnili pracownikom na czym dokładnie polegają oferowane benefity i uwypuklili korzyści wynikające z ich posiadania. Warto zadbać również o to, aby komunikaty były przekazywane w oryginalny i ciekawy sposób. Po otrzymaniu informacji na temat benefitów trzeba dać pracownikom czas na przemyślenie i dopiero po jakimś czasie oczekiwać informacji zwrotnej z ich strony. Te wszystkie wskazówki powinny wspomóc proces komunikacji z pracownikami, a to samo w sobie stanowi korzyść dla pracownika.